n8n vs Zapier voor MKB: welke tool past bij jou?

Prijzen: execution-based vs. task-based billing voor MKB-workflows

n8n rekent per workflow-uitvoering. Eén trigger (bijvoorbeeld een nieuwe factuur in je webshop) is één execution, ongeacht hoeveel stappen daarna volgen. Zapier rekent per taak: elke actie in een Zap telt als één taak. Als je een lead vanuit een formulier naar je CRM stuurt, dan een Slack-notificatie verstuurt en een rij toevoegt aan een Google Sheet, kost dat bij Zapier drie taken. Bij n8n is het één execution.

n8n biedt volgens de officiële prijslijst meerdere opties. De Community Edition is gratis en onbeperkt als je hem zelf host op een server. n8n Cloud Starter kost €20/maand en geeft je 2.500 executions. Pro kost €50/maand met een schaalbaar aantal executions (vanaf 10.000). Business is self-hosted en kost €667/maand voor 40.000 executions met SAML SSO en Git-integratie. Voor bedrijven onder 20 medewerkers is er 50% korting op Business, dus €333/maand.

Zapier heeft volgens de officiële Zapier-prijslijst een gratis plan met 100 taken per maand en twee-staps Zaps. Professional kost vanaf $19,99/maand voor 750 taken met multi-step workflows. Team kost vanaf $69/maand voor 2.000 taken, tot 25 gebruikers en SAML SSO. Enterprise heeft custom pricing met jaarlijkse task-limieten en onbeperkte gebruikers.

Totale kosten voorbeeld: 200 facturen per maand syncen van webshop naar Exact Online

Stel je synchroniseert elke dag nieuwe facturen van je webshop naar Exact Online. Elke factuur doorloopt vier stappen: ophalen uit de webshop-API, klantgegevens opzoeken in Exact, factuur aanmaken, BTW-regel toevoegen. Dat zijn 200 facturen per maand.

• n8n: 200 executions. Dat past ruim binnen het gratis self-hosted plan of binnen Starter (€20/maand voor 2.500 executions).
• Zapier: 200 facturen × 4 taken = 800 taken per maand. Dat overschrijdt het gratis plan (100 taken) en het Professional-plan (750 taken). Je hebt Team nodig: $69/maand.

Voor dit ene proces scheelt n8n je €49 tot €69 per maand, afhankelijk of je self-hosted draait of n8n Cloud gebruikt. Als je meerdere workflows hebt, stapelt het verschil snel op.

Nederlandse boekhouding en betaalintegraties: welke tool heeft native connectors?

De meeste internationale vergelijkingen negeren de tools die Nederlands MKB dagelijks gebruikt. AFAS, Exact Online, Moneybird, Snelstart en Mollie zijn standaard in je finance- en operations-stack. Welk platform biedt kant-en-klare connectoren, en waar moet je custom API-werk doen?

Zapier heeft officiële integraties voor Exact Online, Moneybird en Mollie. Voor AFAS en Snelstart moet je via webhooks of de HTTP-actie werken, wat betekent dat je zelf API-calls moet opbouwen. Dat vraagt meer technische kennis of hulp van een automatiserings-partner.

n8n heeft een community-node voor Exact Online en ondersteunt webhooks en HTTP-requests out-of-the-box. Voor AFAS, Moneybird en Snelstart bouw je zelf de API-calls, maar n8n geeft je meer flexibiliteit in hoe je data transformeert tussen stappen. De leercurve is steiler, maar als je eenmaal één API-connectie hebt gebouwd, kun je die hergebruiken in andere workflows.

In de praktijk betekent dit: als je Exact Online en Mollie gebruikt en je wilt binnen een uur live zijn, kies Zapier. Als je AFAS draait en toch al iemand in huis hebt die API-documentatie kan lezen, of als je met onze bedrijfsautomatisering werkt, is n8n vaak de betere keuze voor de lange termijn.

Loop je hier tegenaan in jouw MKB? We denken graag 30 minuten gratis met je mee, geen verkoopgesprek. Plan een gratis kennismaking

AVG-compliance en data-residency: wat je moet weten voordat je automatiseert

Zodra je klant- of personeelsgegevens door een automatiseringsplatform stuurt, wordt dat platform verwerker onder de AVG. Dat betekent een verwerkersovereenkomst, documentatieplicht en de vraag waar je data fysiek staat.

n8n biedt self-hosted deployment. Je draait de software op je eigen server of bij een Nederlandse host zoals TransIP of Byte. Data verlaat je infrastructuur niet, tenzij je hem expliciet naar een externe API stuurt. Voor bedrijven die onder NIS2 vallen of met gevoelige data werken (zorg, financieel, advocatuur), geeft dat volledige controle. n8n Cloud draait standaard op servers in de EU, maar je hebt minder inzicht in de exacte locatie dan bij self-hosted.

Zapier is een US-cloud-dienst. Data loopt via Amerikaanse servers, ook al biedt Zapier een EU data-residency-optie op Enterprise-plannen (vanaf €599/maand). Voor de meeste MKB-bedrijven volstaat de standaard verwerkersovereenkomst die Zapier aanbiedt, maar als je audittrails moet leveren of een ISO 27001-certificering nastreeft, wordt het ingewikkelder.

Wat dit voor jou betekent: als AVG-compliance een checklist-item is, voldoen beide platforms. Als je actief moet aantonen waar data staat en wie toegang heeft (bijvoorbeeld voor een tender of een grote klant), is self-hosted n8n de veiligste keuze.

Wat de meeste automatiseringsbureaus verkeerd doen bij het kiezen van een platform voor jou

Bureaus kiezen vaak de tool die ze zelf kennen, niet de tool die past bij jouw workflow. We zien drie patronen die MKB-budget verspillen.

Patroon één: Zapier aanbevelen terwijl je al iemand in huis hebt die servers beheert. Als je een part-time IT-beheerder of een technische compagnon hebt die Docker kan draaien, betaal je bij n8n self-hosted alleen voor hosting (€10 tot €30/maand). Zapier kost je €70 tot €600/maand voor hetzelfde aantal workflows. Het bureau kiest Zapier omdat opzetten sneller gaat, maar jij betaalt de rekening voor altijd.

Patroon twee: n8n self-hosted pushen terwijl je geen server-capaciteit hebt. Een 6-persoons webshop zonder IT-afdeling moet niet zelf n8n hosten. Updates, backups en uptime-monitoring kosten meer tijd dan de €20/maand die Zapier kost. Het bureau wil laten zien dat ze 'custom' kunnen, maar jij zit met een systeem dat niemand durft aan te raken.

Patroon drie: complexe multi-tool-stacks bouwen terwijl 80% van MKB-workflows maar 3 tot 5 integraties nodig heeft. Facturen van webshop naar boekhouding, leads van formulier naar CRM, notificaties naar Slack. Dat zijn geen 47-stappen-workflows. Als een bureau je een architectuurplaatje laat zien met zes tools en een database, vraag dan waarom. Simpeler is bijna altijd beter.

Hoe match je het platform aan je situatie? Stel jezelf drie vragen. Eén: heb ik iemand die een server kan beheren? Twee: hoeveel workflows ga ik echt draaien (niet hoeveel ik zou kunnen bedenken, maar hoeveel ik volgende maand live wil hebben)? Drie: moet ik kunnen uitleggen aan een auditor of klant waar mijn data staat? Als de antwoorden ja, meer dan vijf, en ja zijn, kies n8n. Anders is Zapier waarschijnlijk sneller en goedkoper in total cost of ownership.

Self-hosted n8n vs. cloud Zapier: wanneer past elk bij MKB?

n8n Community Edition is gratis en onbeperkt als je hem zelf host. Zapier is plug-and-play maar bindt je aan maandelijkse taak-limieten. Voor een 15-persoons dienstverlener met een part-time IT-beheerder kan self-hosted n8n zichzelf in drie maanden terugverdienen. Voor een 6-persoons webshop zonder IT-staf is Zapier's €20/maand goedkoper dan de verborgen kosten van server-onderhoud.

Self-hosted n8n vraagt een VPS of dedicated server. Je kunt draaien op een €10/maand Hetzner-instance of een €30/maand TransIP VPS. Je moet updates zelf uitvoeren, backups regelen en uptime monitoren. Als je al een server hebt voor je website of intern systeem, voeg je n8n toe als Docker-container. Eenmalige setup kost 2 tot 4 uur. Maandelijks onderhoud is 1 tot 2 uur: updates checken, logs bekijken, backups testen.

Zapier Cloud vraagt nul infrastructuur. Je maakt een account, klikt workflows in elkaar en ze draaien. Geen updates, geen downtime, geen backup-zorgen. De prijs schaalt met gebruik: 750 taken kost $19,99/maand, 2.000 taken $69/maand. Als je gebruik groeit, groeit je rekening mee.

Beslisboom: heb je iemand die Docker kan draaien en servers kan monitoren? Ja: overweeg n8n self-hosted als je meer dan 1.000 taken per maand verwacht. Nee: kies Zapier Cloud of n8n Cloud (€24/maand). Heb je AVG-gevoelige data en moet je kunnen bewijzen waar alles staat? Ja: self-hosted n8n. Nee: beide cloud-opties zijn prima. Wil je binnen een dag live zijn zonder technische hulp? Ja: Zapier. Nee: beide kunnen, maar n8n vraagt meer leertijd.

Voorbeeld: een 12-persoons bouwbedrijf met een technische compagnon die de website beheert, draait 8 workflows (offertes naar AFAS, urenstaten naar Exact, nieuwe projecten naar Slack, facturen naar boekhouder). Dat zijn ongeveer 1.500 executions per maand. Self-hosted n8n kost hen €15/maand hosting plus 2 uur setup en 1 uur per maand onderhoud. Zapier zou $69/maand kosten (2.000 taken, want elke workflow heeft 3 tot 5 stappen). Na drie maanden heeft n8n zichzelf terugverdiend. Een 6-persoons webshop zonder IT kiest Zapier: de $19,99/maand is goedkoper dan de frustratie van een kapotte workflow die niemand kan fixen.

Als je twijfelt tussen beide en je wilt advies over welke tool past bij jouw specifieke stack en team, helpen we je graag met onze AI-consultancy om de juiste keuze te maken zonder vendor-bias.

Draai je lean, heb je Nederlandse boekhoudintegraties nodig en heb je iemand die een Docker-container kan opstarten? Dan bespaart n8n je honderden euro's per jaar. Wil je twee tools koppelen voor vrijdag en nooit meer aan infrastructuur denken? Dan is Zapier's taak-pricing de prijs van gemak. De meeste MKB-automatiseringsprojecten die we bouwen gebruiken n8n omdat onze klanten controle en voorspelbare kosten willen, maar we zeggen je eerlijk wanneer Zapier de slimmere keuze is.