Mix-Fix Coffee
Bedrijfsautomatisering · AI · SEOVan handwerk in offertes, bezorging en orders naar processen die grotendeels vanzelf draaien. Stap voor stap namen we het terugkerende werk uit handen met AI-automatiseringen en AI-agents, en verbeterden we de online vindbaarheid.
Case study
bespaard per maand
Tijd die teruggaat naar klanten en service, in plaats van naar terugkerend handwerk.
taken geautomatiseerd
Van offertes en routes tot orders en SEO-content, processen die nu vanzelf lopen.
De uitdaging
Mix-Fix Coffee levert al meer dan 50 jaar koffiemachines en alles eromheen aan bedrijven in heel Nederland. Verkoop en verhuur van koffiemachines, onderhoud, en elke vier weken de voorraad bij de klant.
Bij een bedrijf dat zo op service draait, hoort veel terugkerend handwerk. Door de hele organisatie heen, van offertes en orders tot de dagelijkse bezorging en de online zichtbaarheid, werden allerlei taken nog met de hand gedaan: gegevens opzoeken, overtypen, controleren en bijhouden.
Het waren stuk voor stuk werkende processen, maar ze kostten veel tijd en waren foutgevoelig.
De aanpak
We pakten dit niet aan als een groot project, maar stap voor stap. Per proces keken we eerst goed wat er precies gebeurde: welke taken er lagen, hoe het op dat moment ging, en waar het sneller en met minder fouten kon. Daar bouwden we vervolgens een oplossing voor, en zodra die stond, keken we naar de volgende stap.
Zo is er in de loop van de tijd een mooie samenwerking ontstaan waarin we meerdere processen van Mix-Fix Coffee hebben geautomatiseerd. Hieronder per onderdeel wat er was, wat we bouwden, en wat het opleverde.
De oplossing, per onderdeel
Offerte-automatisering
Een offerte maken kostte Mix-Fix Coffee ongeveer 45 minuten per keer: de juiste producten en prijzen opzoeken, alles invullen en controleren, om er ten slotte een nette offerte van te maken. Handmatig werk dat tijd kostte en foutgevoelig was.
In een interne tool kiest Mix-Fix Coffee de machine, het product en de voorwaarden. Het systeem haalt automatisch de juiste gegevens uit de productenlijst, rekent alles door en zet een volledig ingevulde, branded offerte klaar.
Een kloppende offerte in ongeveer 5 minuten in plaats van ongeveer 45 minuten. Geen overtypwerk, geen rekenfouten, en het schaalt mee: meer aanvragen betekent niet meer werk.
Route-automatisering
Voor de dagelijkse bezorgroute moest iemand zelf een lijst aanmaken of ophalen vanuit de boekhouding. In die paklijst stonden alleen de bestelgegevens van de afgelopen twaalf maanden, waarna de pakkers zelf moesten bepalen wat er precies in de bus moest. Dat kostte ongeveer 15 minuten per dag.
Het systeem kijkt per product naar de bestellingen van de afgelopen twaalf maanden, neemt de twee drukste maanden als basis, berekent daar het gemiddelde van en legt er een marge bovenop zodat er altijd genoeg meegaat. De complete paklijst staat daarna automatisch klaar om de bus in te pakken.
Het handmatig ophalen en aanmaken van de lijsten is volledig verdwenen en gebeurt nu automatisch: waar dat eerst ongeveer 15 minuten per dag kostte, staat de paklijst nu in zo'n 30 seconden klaar. Het proces is bovendien een stuk eenvoudiger: de pakkers hoeven veel minder na te denken en te controleren wat en hoeveel ze moeten pakken. Daardoor worden er veel minder fouten gemaakt en is het risico op een nalevering sterk verkleind, zodat er niet meer onnodig naar klanten gereden hoeft te worden omdat altijd de juiste producten en hoeveelheden meegaan.
Verkooporder-automatisering
Wat een klant bij de levering afnam, werd ter plekke op papier genoteerd en mee teruggenomen naar kantoor. Die orders konden pas aan het eind van de dag verwerkt worden, als de routerijders terug op de zaak waren. Daar typte iemand alles met de hand over in de administratie. Bij ongeveer 30 leveringen per dag kostte dat zo'n 90 minuten per dag, omgerekend ongeveer 30 uur per maand, en de kans op fouten was door dat overtypen een stuk groter. De klant kreeg de orderbevestiging bovendien alleen op papier, niet digitaal.
De bezorger vult de order nu ter plekke in op zijn tablet via een custom web app. Die order gaat meteen als verkooporder de administratie in en de klant krijgt een nette PDF-orderbevestiging in de mail. Daarnaast worden de gegevens automatisch opgeslagen in de juiste map, zodat er elke dag voor elke route automatisch een net overzicht is van alle orderbevestigingen. Dat kan vervolgens eenvoudig met de administratie worden gecontroleerd, zodat alles klopt.
Niets hoeft meer mee terug naar kantoor en niemand hoeft het nog over te typen. De order wordt nu volledig automatisch als verkooporder ingeschoten, waardoor de verwerkingstijd minimaal is: alleen het factureren blijft over. Orders hoeven ook niet meer tot het eind van de dag te wachten en er gaat een stuk minder mis. Daarnaast krijgt de klant voortaan altijd een online orderbevestiging, wat meteen ook de klantervaring verbetert.
SEO-automatisering
Mix-Fix Coffee schreef zelf al wat blogs voor de website, maar dat gebeurde vrij sporadisch en niet volgens een vast ritme. De artikelen waren bovendien niet heel uitgebreid: vooral kortere, wat algemenere berichten. Er was dus al content, alleen was die nog niet geoptimaliseerd en verscheen ze onregelmatig. Daar viel nog winst te behalen voor een betere zichtbaarheid.
Op basis van keyword-onderzoek bouwden we een automatisering die volledige, branded SEO-artikelen schrijft en publiceert. Elk artikel wordt opgebouwd door meerdere gespecialiseerde AI-agents die samen voor diepgang en consistentie zorgen. Een merkdocument houdt daarbij alles rond de merkidentiteit van Mix-Fix Coffee consistent en kloppend. Het proces van onderwerp tot volledig artikel gaat nu automatisch.
Waar een artikel eerder zo'n 3 minuten leestijd had, zitten ze nu rond de 10 tot 15 minuten: veel diepgaander, met echte waarde voor de lezer. Daardoor scoren ze beter in de zoekresultaten en worden de blogs geplaatst op een vast ritme. Dit hele proces versterkt zowel de organische online vindbaarheid als de vindbaarheid voor LLM's zoals ChatGPT.
Het resultaat
Door verschillende processen in het bedrijf stap voor stap te optimaliseren, maken die samen een groot verschil. Niet alleen in de tijd die vrijkomt, maar vooral ook in de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de informatie. Er gaan minder dingen mis en er zijn minder verrassingen, waardoor alles soepeler en efficiënter loopt en er onderaan de streep weer tijd overblijft.
Het verbetert ook de ervaring voor de klanten van Mix-Fix Coffee: ze worden sneller geholpen en krijgen bijvoorbeeld een online orderbevestiging in plaats van papierwerk achteraf. Met die extra tijd houdt het team meer ruimte over om klanten te helpen en betere service te leveren.
“Het samenwerken met SW Automation ging verrassend makkelijk. Heldere communicatie, meedenken in plaats van afwachten, en systemen die nu gewoon doen wat ze moeten doen.”
Onze diensten
Van procesanalyse tot implementatie: wij bouwen AI-oplossingen die aansluiten op jouw processen en direct waarde toevoegen.
Wij automatiseren repetitieve en complexe taken zodat jouw team minder handmatig werk doet, sneller werkt en meer tijd overhoudt voor taken die echt waarde toevoegen.
Bedrijfsautomatisering
We brengen je processen stap voor stap in kaart en kijken waar onnodig handmatig werk, vertraging of fouten ontstaan. Vervolgens bouwen we automatiseringen die repetitieve taken overnemen en goed samenwerken met de software die je al gebruikt. Zo creëer je meer rust, meer consistentie en meer efficiëntie binnen je bedrijf.
Voorbeelden van toepassingen
- Leads, formulieren en klantaanvragen automatisch verwerken
- Klantgegevens direct doorzetten naar je CRM of andere tools
- Terugkerende administratieve taken automatiseren
- Minder handmatig werk, fouten en vertraging in je processen
Wij bouwen AI-agents die taken zelfstandig uitvoeren, informatie verwerken en je team ondersteunen in dagelijkse processen.
AI-Agents
AI-agents kunnen veel meer dan alleen antwoorden geven. Wij ontwikkelen agents die informatie ophalen, acties uitvoeren, taken opvolgen en ondersteunen bij processen binnen jouw bedrijf. Denk aan interne assistenten, supportagents, sales opvolging of agents die met meerdere systemen samenwerken. Altijd afgestemd op jouw werkproces en bedrijfsdoelen.
Voorbeelden van toepassingen
- Supportvragen automatisch verwerken en opvolgen
- Leads beoordelen en doorzetten naar sales
- Informatie ophalen uit je bestaande systemen
- Acties uitvoeren zonder handmatige tussenstappe
Wij bouwen maatwerk web-apps die processen vereenvoudigen, data centraliseren en AI-functionaliteit direct bruikbaar maken voor jouw team of klanten.
Web-app ontwikkeling
Soms is een losse automatisering niet genoeg en is er een centrale omgeving nodig waarin processen samenkomen. Dan bouwen wij een web-app op maat. Van interne dashboards en klantportalen tot tools met ingebouwde AI-functionaliteit: gebruiksvriendelijk, schaalbaar en afgestemd op jouw werkwijze. Zo krijgt jouw team of klant één duidelijke plek om slimmer te werken.
Voorbeelden van toepassingen
- Dashboards voor interne teams en dagelijkse operatie
- Portals voor klanten, medewerkers of partners
- AI-tools die direct binnen een web-app gebruikt worden
- Maatwerk applicaties voor specifieke bedrijfsprocessen
Wij bouwen een bedrijfsspecifieke GPT-assistent op basis van jouw bedrijfsinformatie, zodat je team altijd snel toegang heeft tot de juiste kennis.
GPT op maat
We bouwen een custom GPT op basis van jouw bedrijfskennis, documenten en processen. Daarmee krijgt je team een AI-assistent die werkt zoals ChatGPT, maar is getraind op de informatie van jouw organisatie. Zo kunnen medewerkers snel antwoorden vinden, interne kennis raadplegen en efficiënter werken zonder steeds te hoeven zoeken in losse documenten of systemen. De oplossing wordt veilig ingericht, zodat bedrijfsinformatie beschermd blijft en alleen toegankelijk is voor de juiste mensen.
- Een eigen bedrijfsassistent op basis van jouw kennis
- Antwoorden op vragen over processen, diensten en interne informatie
- Werkt zoals ChatGPT, maar dan afgestemd op jouw bedrijf
- Veilig ingericht met gecontroleerde toegang tot bedrijfsdata
Wij helpen je bepalen waar AI echt waarde toevoegt en vertalen dat naar een heldere, haalbare aanpak voor jouw bedrijf.
AI Consultancy
Niet elke AI-oplossing is zinvol voor elk bedrijf. Wij helpen je daarom eerst scherp krijgen waar de grootste kansen liggen, wat realistisch is en welke aanpak het meeste oplevert. Van eerste verkenning tot concreet plan: je krijgt eerlijk advies, duidelijke prioriteiten en een roadmap die past bij jouw doelen, team en budget.
- Analyse van kansen en toepassingen
- Concreet advies op basis van jouw situatie
- Heldere prioriteiten en implementatieaanpak
- Begeleiding van idee naar uitvoering
Bedrijfsautomatisering
We brengen je processen stap voor stap in kaart en kijken waar onnodig handmatig werk, vertraging of fouten ontstaan. Vervolgens bouwen we automatiseringen die repetitieve taken overnemen en goed samenwerken met de software die je al gebruikt. Zo creëer je meer rust, meer consistentie en meer efficiëntie binnen je bedrijf.
Voorbeelden van toepassingen
- Leads, formulieren en klantaanvragen automatisch verwerken
- Klantgegevens direct doorzetten naar je CRM of andere tools
- Terugkerende administratieve taken automatiseren
- Minder handmatig werk, fouten en vertraging in je processen
Snel van plan naar praktijk.
Binnen 2-4 weken staat er een eerste werkende oplossing die direct waarde toevoegt. Geen lang voortraject, maar gericht bouwen aan iets dat echt gebruikt wordt.
Echte waarde, geen ruis.
We bouwen oplossingen die tijd besparen, fouten verminderen en processen makkelijker maken. Geen onnodige complexiteit, maar AI die echt iets toevoegt.
Helder van begin tot eind.
Vanaf de eerste stap houden we de communicatie helder en overzichtelijk. Je weet waar we staan, wat de volgende stap is en wat je van ons kunt verwachten.
Benieuwd naar wat AI
voor jouw bedrijf kan betekenen?
We luisteren, denken mee, en komen snel met iets wat werkt. Geen verplichtingen, geen druk.
Wat kun je verwachten?
- Een gesprek van 30 minuten, volledig gratis
- Eerlijk advies over waar AI wél en niet waardevol is voor jouw situatie
- Concrete voorbeelden van wat er mogelijk is binnen jouw werkprocessen
- Een helder beeld van de volgende stappen, zonder enige verplichting
E-mailadres
info@swautomation.io
Klaar om te beginnen?
Plan een gratis kennismakingsgesprek en ontdek wat AI voor jouw bedrijf kan doen.